Orçamento e Controle no Século XXI

Chegamos de fato no século XXI, o século do futuro.

A tecnologia se tornou onipresente, modificando comportamentos, como nas redes sociais, e revolucionando setores até antes considerados maduros e estáveis, sacudidos por Fintechs, Lawtechs e tantos outros novos modelos de negócio.

Se considerarmos o momento singular que o país vive, em que uma equipe econômica de viés liberal sinaliza fortes mudanças a favor de maior abertura do mercado, podemos afirmar que nunca antes foi tão necessário ser eficiente para enfrentar a competição. Apesar disso, a tecnologia continua sendo um diferencial, pois ainda é comum encontrarmos processos importantes das empresas sendo trabalhados de forma precária.

Temos como destaque um processo vital para o desenvolvimento de uma organização: A Gestão Orçamentária. O Orçamento de uma empresa é, talvez, o instrumento de gestão corporativa mais importante, pois dá corpo a estratégia. Sendo a expressão quantitativa do planejamento, ele atribui responsabilidades e recursos a cada um dos diferentes setores da empresa, estimulando a harmonia para o atingimento dos objetivos estratégicos. Mais que isso, é o que permite avaliar o resultado de cada área e com isso aprimorar seu desempenho futuro.

Apesar de tanta relevância, frequentemente observamos as empresas ainda usando as tradicionais e limitadas planilhas eletrônicas (Excel) para organizar seus orçamentos, abraçando todos os riscos que essa opção envolve: perda de dados, descontrole de versões, dificuldade de consolidação e de avaliação do realizado, entre outros.

Depoimento de um executivo com passagem por algumas das grandes empresas do setor Farmacêutico e de Nutrição:

“Trabalhei em várias empresas – todas multinacionais de grande porte – onde o orçamento era feito, primordialmente, em Excel. As principais áreas de oportunidade que observei são referentes a:

  1. Difícil atualização dos números;
  2. Limitação na criação de cenários;
  3. Acompanhamento posterior do realizado vs. budget.

Em relação ao primeiro ponto, as premissas do orçamento – dados macro-econômicos, da indústria e de vendas e despesas – frequentemente mudam ao longo do processo de elaboração do budget. Quando o orçamento é feito em Excel, nem sempre essas premissas estão corretamente “linkadas” com todas as planilhas e muita energia se gasta no processo. Logo, há um gasto desnecessário de energia para assegurar que todos os números estejam atualizados.

No segundo ponto, a dificuldade era criar “faixas de variação” de algum parâmetro e olhar os números de acordo com essas faixas. Por exemplo, o COGS pode variar de 30 a 40% do Net Sales, ao mesmo tempo, o tamanho da Força de Vendas pode girar entre 200-250 pessoas, e as despesas de SG&A podem girar entre 5-8%. Como contemplar tantas variações simultâneas e construir diferentes cenários?

Finalmente, o acompanhamento das despesas realizadas sempre foi um desafio. Os relatórios em Excel, com as despesas por centro de custo chegavam, na maioria das vezes, no meio/final do mês seguinte, sem muito tempo de reação. O Departamento Financeiro tinha uma certa dificuldade em “cobrar” das áreas que estavam gastando demais porque não tinha todos os detalhes da execução das despesas. Enfim, a solução muitas vezes era a mais drástica: hiring freeze ou “todas as despesas acima de $X têm que passar pelo Diretor da área” (o que gerava muito estresse na organização).

Se propusermos um sistema amigável que permita frequentes atualizações, criação de cenários e um acompanhamento mais rápido e fiel na execução das despesas, acredito que o processo de budget pode melhorar, diminuindo re-processos e o estresse organizacional.”

É nesse espírito, pensando no empresário que precisa lidar com esse tipo de situação diariamente, que a SAP disponibiliza a melhor solução para apoio ao Planejamento Orçamentário. O SAP Analytics Cloud for Planning oferece, em uma única plataforma completa na nuvem, todas as funcionalidades para a moderna implementação de um processo de Orçamento e Controle, com recursos embarcados de Análise Preditiva, Machine Learning e Business Intelligence.

A SAP ainda trabalha com parceiros especialistas, com grande experiência na execução de projetos de implementação de soluções de orçamento empresarial, envolvendo consultoria tanto técnica quanto funcional. 

A adoção de um processo moderno de Orçamento e Controle é um passo fundamental para aumentar a sua competitividade e a sua capacidade de dirigir seu negócio rumo a um retorno superior para seus acionistas.

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